Сначала была сделка. Потом — платформа вокруг неё.
В статье
Однажды к нам пришёл новый директор по закупкам. Он ввёл правило: каждую закупку согласовывать с ним, даже на пятьдесят тысяч рублей. Звучало разумно: больше контроля, меньше лишних трат.
Навигация у нас шла с января по сентябрь. Что не уехало водой, потом везли зимником или самолётом.
Когда мы подвели итоги, выяснилось, что на согласованиях заявок мы сэкономили несколько тысяч рублей. А зимник обошёлся в несколько миллионов.1
Никто в этой истории не ошибся. Ошибся процесс.
Три регламента
Я пришёл в снабжение из продаж. В 2008 году я вернулся из Китая после учёбы и приехал в Благовещенск. Там я с нуля строил отдел продаж запчастей к китайской технике: сам искал клиентов, сам ездил к партнёрам в Китай.
Потом клиент позвал меня к себе в снабжение, на стройку нефтеперекачивающих станций. Учёта там не было. Прибегал механик и давал листик, а я переносил его в свой Excel: реестр заявок, рассылка, сведение руками, закупка, отслеживание. Это был хаос: всё держалось на одном файле и на одном человеке.
Дальше была золотодобывающая компания, которая переходила на большую учётную систему. К очень дорогой системе выдали методичку, куда нажать. Регламент был настроен против закупок: закупщик должен всем, все требуют, а руки связаны. Около 80 % времени уходило на рутину.1
Потом я работал в канадской золотодобывающей компании с регламентом в другой учётной системе. Многое там закупалось без лишних согласований, а остальное проходило электронно и быстро. Освободившееся время уходило на переговоры, новых поставщиков и аналоги. За несколько лет это дало порядка трёх миллионов долларов экономии.1
Люди во всех трёх местах делали одну и ту же работу. Разница была в том, сколько этой работы оставалось на человеке. Одним словом — рутина.
Закупщик — не обслуживающий персонал
Нас называли обслуживающим персоналом заявителя. Я этого не понимал, ведь проект у нас был общий.
Однажды я услышал фразу, которая всё поставила на место: закупки должны быть бизнес-партнёром компании, а не отделом. Закупщик — единственный, кто говорит со всеми, внутри компании и снаружи. Через его стол проходят все потоки сделки.
Я пытался сделать этот стол удобнее изнутри и предлагал немного настроить корпоративную систему под закупки. Каждый раз начинались обсуждения, согласования, очередь. Если результат и появлялся, то через год.
Удобнее не станет, пока инструмент закупщика — это настройка чужой системы.
Что такое ЗИП
ЗИП — не CRM, не ERP и не тендерная площадка. Это место, где проходит сделка между заказчиком и поставщиком, от файла заявки до заказа.
Заявка уходит файлом, а возвращается сравнимыми предложениями. Агенты ведут рутину, вы ведёте закупку.
Одной «той самой» первой сделки не было, опыт приносила каждая. Разбор заявки вырос из файла на 285 позиций, перевод — из переписки с Шэньчжэнем, напоминания — из поставщиков, которые молчат. Мы не придумываем, что нужно снабженцу, а записываем, где болит, и закрываем это.
Одна заявка, пять шагов
Путь заявки такой: заявка, отправка, сбор, сведение, заказ.
- 01Заявка Разобрано: 21 позиция 1 строка просит взгляд
- 02ОтправкаПриглашения: 5 ruen中文без регистрации
- 03СборКП: 4 из 5 напомнили
- 04Сведение
Позиция А Б В Г Насос НШ-32УК-3 6 400 6 150 6 900 6 580 Уплотнения, компл. 1 950 2 100 1 870 2 040 Фильтр гидравл. 2 480 2 400 — 2 450 - 05ЗаказO-280926-007-1 · 312 400 ₽O-280926-007-2 · 174 950 ₽
Заявка — из того файла, что есть. Это может быть спецификация, таблица или письмо. Агент разбирает их в позиции: наименования, артикулы, количества. Где он не уверен, так и пишет: «строка просит взгляд». Сомнительный артикул не попадает в данные молча, а ждёт, пока вы его примете.
Первый настоящий файл клиента был на 285 строк. Модель вернула 207 и оборвалась на полуслове.2 Теперь файл разбирается по частям, и на экране видно, сколько разобрано из скольких, а не просто «готово».
Отправка — ссылкой, без регистрации. Каждый поставщик получает ссылку и отвечает на своём языке: русском, английском или китайском. Если письмо не дошло, это видно сразу, и ссылку можно отправить в мессенджер.
Сбор — без погони. По каждому поставщику видно, кто открыл, кто ответил и кому напомнили. Молчащим напоминают агенты. Когда пришло достаточно, вы закрываете сбор и сравниваете то, что есть.
Сведение — в один лист. КП приходят разными, а сравниваются одинаковыми. Цены приведены к рублям по курсу ЦБ, НДС и условия стоят рядом с ценой, позиции идут в строку. Позицию без единой цены лист так и называет: «не покрыта · никто не расценил». Если пришла новая версия КП, видно, что изменилось.
Заказ — каждому своему. Позиции можно разделить между поставщиками, и заказ создаётся каждому. Дальше идут отгрузки, приёмка и документы.
А поставщик узнаёт, чем кончилось. Проиграли — вам скажут. Выиграли — тем более.
Два правила
Первое: мы освобождаем умных людей от глупой работы и не заменяем ваших закупщиков.
Граница проходит по повторяемости. То, что повторяется изо дня в день, делают агенты. Проработка сделки, переговоры и новые решения остаются человеку, потому что именно там закупщик приносит компании деньги.
Второе: человек может вмешаться в любой момент. Агент готовит, а человек подтверждает. Лист показывает, чем предложения отличаются, но решение и его причина — ваши.
Чего мы не делаем и чего пока не умеем
Данные одной компании не видит другая. Агентов мы не учим на данных одних клиентов для других. Агент не подтверждает за человека, а в статусах мы не пишем того, чего не было.
Нового поставщика платформа сама не найдёт: сегодня вы зовёте своих и тех, кого нашли.
Об этом мы будем писать так же прямо, как о том, что работает.
Куда идём
Снабжение должно выйти на новый уровень. Не потому, что людей станет меньше, а потому, что у них появится время на то, ради чего их нанимали.
Платформа встаёт поверх ваших систем, а не вместо них. Почта, Excel и 1С остаются.
Первый пилотный клиент — дилер техники. Сделка у него проходит через платформу дважды: он закупает у своих поставщиков и продаёт своим клиентам.
И последнее. Новые технологии дали инструмент, с которым агенты помогают одному человеку сделать больше. То же самое мы хотим дать закупщику.
Сколько стоит
Путь от заявки до заказа бесплатен — весь, целиком, всегда.3 Поставщику ответить на запрос тоже ничего не стоит.
Зачем этот блог
Здесь будут цифры, и у каждой будет источник и дата. Будут истории из закупок, наши и рынка. И наши ошибки: мы их делаем, чиним и рассказываем о них.
На снабжении держится всё.
— Артем Малахов
ПоделитьсяTelegram
Источники
Оценки автора по собственной работе в снабжении. Не статистика рынка. ↩
Журнал разработки ЗИП, 10.09.2026: первый боевой файл клиента, 285 строк; ответ модели оборвался на 207-й строке — упёрся в предел длины ответа. Лечится разбором файла по частям. ↩
Сайт ЗИП, раздел «Что спрашивают первым» → «Сколько стоит?». ↩