Письмо открывают по теме. Отвечают — по заявке.
В статье
Запрос коммерческого предложения (КП) — письмо поставщику с просьбой назвать цену, срок и условия по конкретным позициям. Ответят или нет, зависит от трёх вещей: что поставщик видит до открытия письма, насколько полно описана заявка и когда оно пришло.
В конце — образец письма и чек-лист на одну страницу.
1. Тема письма: поставщик сортирует, не открывая
У менеджера по продажам десятки запросов в день. Открывать письмо или нет, он решает по теме.
Тема, которую откроют, отвечает на пять вопросов подряд: что закупают, номер заявки, сколько позиций, до какого числа ответ и кто просит.
Запрос КП Q-250926-001: запчасти к буровой технике, 12 позиций — ответ до 5 октября, ООО «Заказчик 1»
Номер в теме нужен, чтобы письмо находилось поиском и через неделю, и через год.
Тема «Запрос КП» без подробностей выглядит как рассылка, а рассылку открывают последней.
2. Отправитель — человек
В поле «От кого» должно стоять имя человека, который будет отвечать на вопросы. Не «Отдел закупок» и не адрес no-reply.
Поставщик хочет знать, кому звонить. Если в «От кого», в первой строке и в подписи стоит одно имя, поводов сомневаться, что запрос настоящий, у него меньше.
3. Заявка: всё, что нужно для цены, — внутри
Каждая позиция — отдельной строкой:
- Наименование — как называет его производитель, а не как его зовут в цеху.
- Каталожный номер или артикул. Если номера нет, приложите фото, замер или чертёж. «Закупщик, как правило, ничем, кроме каталожного номера, не располагает»,1 а без номера деталь не угадать.
- Количество и единица. «MT 12» — это метры или тонны? Пишите словами.
- Бренд — или «аналог допустим». Если аналог подойдёт, скажите сразу. Иначе вам честно предложат только оригинал.
И общие условия, одним блоком:
- Адрес доставки или базис поставки. Без адреса поставщик не посчитает доставку, а значит, не назовёт итоговую цену.
- С НДС или без. Попросите всех указывать цену одинаково. Удобнее без НДС: покупатель с НДС налог потом возмещает, и цены сравниваются напрямую.
- Условия оплаты, если они у вас жёсткие: предоплата, отсрочка.
- Срок ответа. О нём — отдельно.
4. Срок ответа: реальный и в часах получателя
Срок «сегодня» — почти всегда ошибка. Поставщику нужно время хотя бы на то, чтобы спросить склад.
В России одиннадцать часовых поясов, поэтому срок «до 18:00» вызывает вопрос: чьи это 18:00? Если поставщик во Владивостоке, а вы в Москве, между вами семь часов.
Правило простое: срок ставьте датой, а не часом, и с запасом. На обычную заявку давайте хотя бы два рабочих дня.
Мы на этом обожглись сами. На репетиции закупщик поставил срок ответа «сегодня». Поставщик открыл приглашение и первым делом увидел красную плашку «срок вышел».
Срок отсчитался от полуночи, а не от конца дня. Ответили не все, и не потому, что были заняты.2
Отсюда урок: давайте срок с запасом, а перед отправкой откройте приглашение глазами поставщика.
5. Когда отправлять
Отправляйте в рабочие часы получателя, а не в свои.
Письмо, отправленное из Москвы в 16:40, придёт во Владивосток в 23:40. Утром оно окажется под двадцатью новыми. А ночное письмо с незнакомого адреса легко принять за рассылку.
Если поставщики в разных поясах, режьте рассылку по поясам, а не по количеству писем.
6. Если молчат
Молчание — не всегда отказ. Иногда письмо не дошло, а иногда позиции не его, и ему неловко об этом написать.
- Проверьте, дошло ли письмо. Адрес с опечаткой молчит так же, как занятый человек.
- Напомните один раз, ближе к сроку, и разрешите сказать «не моё». Например: «Если позиции не ваши — так и напишите, это тоже ответ».
- Дублируйте ссылкой в мессенджер, если почта не работает. Многие поставщики живут в телефоне.
- Примите частичный ответ. Цена на три позиции из двадцати лучше, чем ничего.
7. Один формат ответа
Главное, что вы можете сделать для себя, — попросить всех ответить одинаково.
СИБУР разбирал предложения поставщиков и честно написал, где оказалась главная экономия времени. Её дала не модель, а договорённость о простых правилах: одна итерация, сутки на ответ, единый формат.3
Одинаковые ответы сравниваются за минуты. Разные приходится сводить руками до вечера.
Образец письма
Можно копировать и менять под себя. В квадратных скобках — то, что вписываете вы.
ТемаЗапрос КП Q-250926-001: запчасти к буровой технике, 12 позиций — ответ до 5 октября, ООО «Заказчик 1»
От кого[Имя Фамилия], ООО «Заказчик 1»
Здравствуйте.
[Имя Фамилия], отдел снабжения ООО «Заказчик 1», ИНН [ИНН].
Нужны цены и сроки по 12 позициям: запчасти к буровой технике. Список — ниже или во вложении: наименование, каталожный номер, количество. Где номера нет — приложили фото и замеры.
Бренд — как в списке. Если предлагаете аналог, напишите это рядом с позицией.
Доставка: [город, адрес склада]. Цены — без НДС, с указанием валюты. Оплата: [по счёту / отсрочка N дней].
Ответ — до 5 октября.
Если часть позиций не ваша — ответьте на остальные. Если не ваше ничего — так и напишите, это тоже ответ.
Вопросы — звоните: [телефон], [Имя].
[Имя Фамилия]
[Должность], ООО «Заказчик 1»
[Телефон] · [Почта]
Чек-лист
| # | Проверьте перед отправкой | |
|---|---|---|
| 1 | В теме: предмет, номер, число позиций, срок, кто просит | |
| 2 | Отправитель — человек с именем и телефоном | |
| 3 | Каждая позиция: наименование, номер или фото/замер, количество словами | |
| 4 | Бренд или «аналог допустим» | |
| 5 | Адрес доставки или базис | |
| 6 | Все цены — в одной базе, лучше без НДС | |
| 7 | Срок ответа — дата, с запасом, не «сегодня» | |
| 8 | Письмо уходит в рабочие часы получателя | |
| 9 | Одинаковая форма ответа для всех | |
| 10 | Понятно, кому и как напомнить, если молчат |
Как это устроено в ЗИП
Часть этого списка платформа закрывает сама.
Заявка разбирается из вашего файла построчно. Строки, где агент не уверен, он подсвечивает: «MT 12 — метр или тонна?». В теме приглашения стоят предмет, номер заявки и ваше имя, а поставщик видит адрес доставки.
Отвечает он по ссылке, без регистрации, на русском, английском или китайском. Форма у всех одна и та же, построчная.
Видно, кто не открыл, кто открыл и кто ответил. Видно и то, у кого письмо не дошло и почему. Кто не открыл за три дня, тому напомнят. Кто открыл, но за два дня до срока ещё не ответил, получит напоминание ещё раз.
Если письмо не работает, есть ссылка для мессенджера, без письма. Можно ответить на часть позиций, а опоздавшее КП всё равно встанет в лист с пометкой.4
Поставщик отвечает тому, кто спросил понятно.
— Артем Малахов
ПоделитьсяTelegram
Источники
Марат Абдурахимов, основатель ГК «Майнинг Элемент», интервью dprom.online, 21.02.2024: «Обычные стратегии снабжения стали неэффективны». Дата обращения: 29.09.2026. ↩
Внутренняя репетиция сделки на платформе ЗИП, 26–27 сентября 2026 года. Роли закупщика и поставщика играли участники репетиции — это не отзыв клиента. ↩
СИБУР, «Что будет, если отдать проверку заявок поставщиков ИИ-агенту», Хабр, 17.09.2026, habr.com/ru/companies/sibur_official/articles/1082928/, доступ 29.09.2026. ↩
Как устроена платформа ЗИП: напоминание — если ссылку не открыли за три дня и если до срока два дня, а ответа нет; каждое — не больше одного раза. Сайт ЗИП, страница «Закупщику», шаги «Рассылка» и «Сбор». ↩