Политика обработки персональных данных
Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных ООО «ИТС» при использовании сайта itszip.ru, веб-приложения app.itszip.ru, гостевых страниц, открываемых по ссылке-приглашению, и каналов поддержки Платформы ЗИП. Политика доступна неограниченному кругу лиц и не является согласием на обработку персональных данных.
1 Общие положения
1.1. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «Интеллектуальные торговые системы» (ООО «ИТС»), ИНН 9734014229, ОГРН 1257700227069, адрес: 127221, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Северное Медведково, проезд Шокальского, д. 49, к. 2, помещ. 16/1 (далее - Оператор).
1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.3. Платформа предназначена для делового взаимодействия организаций, индивидуальных предпринимателей и иных субъектов предпринимательской деятельности, в том числе иностранных поставщиков. Физические лица действуют в Платформе как их представители. Платформа не предназначена для несовершеннолетних и для приобретения товаров для личных, семейных или бытовых нужд.
1.4. Оператор обрабатывает персональные данные непосредственно как оператор в отношении пользователей, гостей, посетителей сайта и лиц, обращающихся в поддержку. В отношении персональных данных третьих лиц, содержащихся в материалах клиента, Оператор действует по поручению клиента на условиях Пользовательского соглашения.
2 Принципы обработки персональных данных
Обработка осуществляется законно и справедливо, ограничивается достижением конкретных и заранее определённых целей, не допускает объединения баз данных с несовместимыми целями, предусматривает обработку только необходимых данных, обеспечение их точности и хранение не дольше, чем этого требуют цели обработки или закон.
3 Категории субъектов персональных данных
- представители клиентов и зарегистрированные пользователи Платформы
- представители поставщиков, использующие гостевую ссылку
- представители поставщиков, которым клиент направил приглашение
- контактные лица, сведения о которых содержатся в заявках, предложениях, файлах и переписке клиентов
- посетители сайта, пользователи демонстрационной формы и лица, обращающиеся в поддержку
- лица, предоставившие отдельное согласие на получение рекламных и информационно-рекламных сообщений
- представители контрагентов Оператора.
4 Состав данных, цели и правовые основания
| Категория | Обрабатываемые данные | Цели | Правовое основание |
|---|---|---|---|
| Зарегистрированный пользователь | Фамилия, имя, отчество при указании; рабочий e-mail; телефон и должность при указании; организация и роль; сведения об организации или ИП, включая реквизиты, адрес, специализацию и адреса поставки; user_id; хеш-значение пароля; сведения об участниках и приглашениях, действиях, закупках, заказах, согласиях; Trust Score и отзывы в части, относящейся к физическому лицу или ИП; IP-адрес и user-agent. | Регистрация и ведение учётной записи; ведение профиля и карточки организации; управление участниками и адресами; взаимодействие по закупкам; формирование истории, Trust Score и отзывов; сервисные уведомления; поддержка; безопасность; подтверждение действий. | Согласие субъекта; заключение и исполнение Соглашения; законные интересы Оператора и участников Платформы в обеспечении безопасности, делового взаимодействия и защите прав. |
| Гостевой поставщик | Имя при указании; рабочие e-mail и телефон; организация; сведения коммерческого предложения; переписка; IP-адрес; дата, время и версия документов. | Получение приглашения; направление предложения; переписка; последующая регистрация; подтверждение согласия и акцепта. | Согласие субъекта; действия по инициативе субъекта; законные интересы в подтверждении совершённых действий. |
| Приглашённый представитель поставщика до ответа | Рабочий e-mail и наименование организации, указанные клиентом. | Однократное либо ограниченное по числу сервисное приглашение принять участие в конкретной закупке. | Поручение клиента; законный интерес клиента в организации закупки при соблюдении прав адресата. |
| Контактное лицо в материалах клиента | Имя, должность, рабочие контакты, подпись и иные сведения, включённые клиентом в файл, заявку, предложение или сообщение. | Обработка заявки, сбор и сравнение предложений, переписка и формирование информационной записи о выбранном предложении. | Поручение клиента в соответствии с частью 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Клиент отвечает за наличие собственного правового основания. |
| Посетитель сайта и пользователь демо | IP-адрес, user-agent, дата и время обращения, адрес запроса, код ответа; текст, добровольно введённый в демо. | Обеспечение работы и безопасности сайта; ограничение злоупотреблений; предоставление демонстрационного результата. | Законный интерес Оператора в обеспечении работоспособности и безопасности; действия по инициативе посетителя. |
| Обратившийся в поддержку или представитель контрагента | Имя, рабочие контакты, организация, содержание обращения и приложенные материалы. | Ответ на обращение; сопровождение отношений; рассмотрение претензий и защита прав. | Заключение или исполнение договора; законный интерес; исполнение обязанностей по закону. |
| Получатель рекламной и информационно-рекламной рассылки | Адрес электронной почты; имя, должность, организация и роль при наличии; user_id либо идентификатор гостевого действия; настройки и выбранные категории рассылки; дата, время, источник и редакция согласия, IP-адрес; сведения о направлении, доставке, недоставке и прекращении рассылки, а также об отзыве согласия. | Формирование, персонализация и направление по электронной почте рекламы Платформы, её функций, тарифов, мероприятий, специальных предложений и связанных предложений партнёров; подтверждение предоставления и отзыва согласия; исключение повторных отправок после отказа. | Отдельное предварительное согласие субъекта персональных данных в соответствии со статьёй 15 Федерального закона № 152-ФЗ и статьёй 18 Федерального закона № 38-ФЗ «О рекламе». |
4.1. Специальные категории персональных данных, биометрические данные, сведения о судимости и паспортные данные не требуются для использования Платформы и не должны в ней размещаться.
4.2. Оператор не принимает исключительно на основании автоматизированной обработки решения, порождающие юридические последствия для физического лица или иным образом затрагивающие его права и законные интересы.
4.3. Trust Score и иные показатели деловой активности имеют информационный характер, рассчитываются по истории использования Платформы и не заменяют самостоятельную проверку контрагента и коммерческое решение пользователя.
5 Действия с персональными данными и способы обработки
Оператор осуществляет сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, сопоставление, передачу в форме предоставления или доступа, минимизацию, маскирование, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных. Обработка осуществляется автоматизированным способом, а в случаях рассмотрения обращений, обеспечения безопасности и исполнения требований закона - также без использования средств автоматизации.
6 Получение данных о других лицах
6.1. Пользователь обязан передавать персональные данные других лиц только при наличии правового основания, в необходимом объёме и после предоставления этим лицам информации об обработке, если такая обязанность возложена на пользователя законом.
6.2. Клиент самостоятельно определяет цели обработки персональных данных, включённых им в заявки, файлы, предложения и переписку. Оператор обрабатывает такие данные по документированным указаниям клиента и не использует их для самостоятельных целей, рекламы или обучения моделей.
7 Использование сервисов искусственного интеллекта
7.1. Для разбора заявок, перевода текста и подготовки пояснений Платформа использует DeepSeek Open Platform API, предоставляемый Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd., Китайская Народная Республика.
7.2. До направления текста во внешний сервис Оператор применяет минимизацию и автоматическое маскирование распознаваемых имён, контактных данных и наименований организаций. Маскирование уменьшает риск идентификации, но не является гарантированным необратимым обезличиванием: нестандартно записанные имена и контакты, адреса, логины, номера документов и иные идентификаторы могут остаться в тексте.
7.3. В запрос к внешнему сервису не включаются user_id, IP-адрес и внутренний идентификатор заявки в качестве технических метаданных. Таблица соответствия плейсхолдеров существует только в оперативной памяти на время обработки запроса и Оператором не сохраняется. Результат сохраняется в российской базе данных только тогда, когда это необходимо для функции Платформы.
7.4. Если направленный после маскирования фрагмент позволяет прямо или косвенно определить физическое лицо, его передача иностранному получателю является трансграничной передачей персональных данных. Такая передача допускается только при наличии правового основания и после выполнения Оператором требований статьи 12 Закона № 152-ФЗ.
7.5. Опубликованные условия иностранного сервиса предусматривают возможность обработки входных и выходных данных для предоставления, обеспечения безопасности, развития и улучшения сервиса, включая совершенствование используемых технологий. Поэтому Оператор не считает маскирование основанием для безусловного вывода об отсутствии персональных данных. Оператор не использует материалы клиентов для обучения собственных моделей.
7.6. Результаты искусственного интеллекта имеют вспомогательный характер. Пользователь должен проверить номенклатуру, количество, единицы измерения, суммы, сроки, перевод и иные существенные сведения до их использования.
8 Получатели персональных данных
| Получатель | Цель и объём передачи |
|---|---|
| ООО «Таймвэб.Клауд», Российская Федерация | Размещение серверов приложения, баз данных, файлов, почтового сервера и резервных копий. Обработка в объёме, необходимом для оказания услуг размещения инфраструктуры. |
| Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd., КНР | Обработка минимизированных и маскированных фрагментов текста при использовании функций искусственного интеллекта. Возможность остаточной идентифицируемости не исключается. |
| Участники конкретной закупки, заказа или запроса в разделе «Неликвиды» | Рабочие сведения, необходимые для подготовки предложения, переписки и взаимодействия по конкретной заявке, заказу или позиции; профильные данные представителя в объёме, отображаемом в карточке заказа. |
| Государственные органы и суды | Сведения в объёме, предусмотренном законом или обязательным требованием уполномоченного органа или суда. |
8.1. Оператор не продаёт персональные данные и не предоставляет их третьим лицам для самостоятельной рекламной деятельности.
9 Раскрытие данных участникам Платформы
9.1. Поставщик видит сведения об организации-заказчике и заявке в объёме, необходимом для подготовки предложения. Заказчик видит имя, должность при указании, рабочие контакты и организацию представителя поставщика, направившего предложение. Профильные данные пользователя могут быть доступны его коллегам и контрагентам в карточках заказов. Поставщики не видят предложения друг друга.
9.2. Исходный файл заказчика не передаётся поставщику автоматически. Поставщику доступны извлечённые позиции и материалы, которые заказчик специально приложил для другой стороны.
9.3. Раздел «Неликвиды» доступен только зарегистрированным пользователям. Наименование организации и рабочие контакты её представителя раскрываются заинтересованному участнику в связи с запросом по конкретной позиции и не публикуются на открытой части сайта.
9.4. Trust Score, история завершённых заказов и отзывы об организации могут отображаться зарегистрированным пользователям в объёме, предусмотренном интерфейсом. Тексты отзывов не должны содержать избыточные персональные данные; сведения о физическом лице или ИП обрабатываются по правилам настоящей Политики.
10 Трансграничная передача
10.1. Трансграничная передача может осуществляться в Китайскую Народную Республику и иные государства иностранному поставщику, участвующему в конкретной закупке, а также в Китайскую Народную Республику оператору внешнего сервиса искусственного интеллекта.
10.2. До начала трансграничной передачи Оператор обязан направить в Роскомнадзор отдельное уведомление, провести оценку иностранного получателя, получить предусмотренные законом сведения и соблюдать решения об ограничении или запрете передачи. При отсутствии необходимого правового основания или невыполнении обязательных условий соответствующая передача не осуществляется.
11 Хранение и уничтожение персональных данных
11.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через Интернет их запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
| Категория данных | Срок хранения |
|---|---|
| Учётная запись и профиль пользователя | В период использования Платформы. После прекращения использования или удовлетворения требования об удалении данные удаляются в срок, необходимый для проверки запроса и технического завершения удаления, как правило не более 30 дней, если продолжение обработки не требуется по закону или для защиты прав. |
| Рабочие сведения об организации и история делового взаимодействия | В период использования Платформы и не более 3 лет после завершения соответствующей закупки или отношений, если иной срок не определён клиентом или законом. Удаление учётной записи отдельного представителя само по себе не влечёт удаления данных организации и других пользователей. |
| Приглашение гостю, который не ответил и не зарегистрировался | Не более 1 года с последней отправки приглашения, если отсутствует иное правовое основание. |
| Заявки, предложения, файлы, переписка, оценочные листы, информационные заказы, Trust Score и отзывы | В период использования Платформы и не более 3 лет после завершения соответствующей закупки или отношений, если иной срок не определён клиентом или законом. |
| Сведения о согласиях, акцептах и уведомлениях | В течение срока обработки и 3 лет после её прекращения, отзыва согласия или замены редакции документа; при споре - до его окончательного разрешения. |
| Журналы входов, действий и безопасности | До 1 года, кроме сведений, относящихся к инциденту или спору. |
| Обращения в поддержку и претензии | 3 года после закрытия обращения, если больший срок не требуется законом или для разрешения спора. |
| Бухгалтерские и договорные документы | В сроки, установленные законодательством Российской Федерации. |
| Данные рекламной рассылки | До отзыва согласия, прекращения использования соответствующего адреса или прекращения рассылки. После отзыва данные, обрабатываемые для направления рекламы, удаляются или уничтожаются не позднее 30 дней, если отсутствует иное законное основание. Минимальные сведения о предоставлении и отзыве согласия могут храниться 3 года после прекращения рассылки, а при споре - до его окончательного разрешения. Адрес электронной почты или его технический идентификатор может храниться в реестре запрета повторных отправок до предоставления нового согласия либо прекращения рекламной рассылки Оператором. |
11.2. Резервные копии хранятся до 14 дней. После удаления данных в рабочей системе они могут находиться в изолированной резервной копии до окончания цикла хранения и не используются для обычных операций.
11.3. По достижении цели обработки, при прекращении правового основания или при получении обоснованного требования данные уничтожаются либо обезличиваются в сроки, установленные законом, если Оператор не вправе или не обязан продолжить их обработку на ином основании.
12 Файлы cookie и технические данные
12.1. Платформа использует только технически необходимые cookie и локальные идентификаторы для авторизации, обеспечения безопасности и сохранения настроек. Рекламные cookie, внешние системы веб-аналитики и пиксели отслеживания на дату настоящей редакции не используются.
12.2. Ограничение технических cookie в браузере может привести к невозможности входа или работы отдельных функций. Серверные журналы могут содержать IP-адрес, user-agent, дату, время, адрес запроса и код ответа.
13 Сервисные и рекламные сообщения
13.1. Оператор вправе направлять сообщения, необходимые для регистрации, исполнения заявки, приглашения в конкретную закупку, обеспечения безопасности, изменения документов и работы поддержки.
13.2. Рекламные и информационно-рекламные сообщения о Платформе, её функциях, тарифах, мероприятиях, специальных предложениях и связанных предложениях партнёров направляются по электронной почте только при наличии отдельного предварительного согласия адресата. Согласие является добровольным, не служит условием регистрации, подачи предложения или использования основных функций Платформы и оформляется отдельно по адресу /legal/marketing-consent.
13.3. Адресат вправе в любое время отказаться от рекламной рассылки по ссылке в письме, в настройках учётной записи, если такая функция доступна, либо по адресу sales@itszip.ru. После получения отказа Оператор незамедлительно прекращает направление рекламы на соответствующий адрес. Отказ от рекламы не прекращает направление сервисных сообщений, необходимых для регистрации, безопасности, исполнения заявки, приглашения в конкретную закупку, изменения юридических документов и работы поддержки.
14 Права субъекта персональных данных
14.1. Субъект вправе получать сведения об обработке своих персональных данных, требовать их уточнения, блокирования, прекращения обработки или уничтожения, отозвать согласие, а также обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.
14.2. Запрос направляется на sales@itszip.ru или по почтовому адресу Оператора. Запрос должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать заявителя и подтвердить его связь с учётной записью или обрабатываемыми данными. Оператор отвечает и совершает необходимые действия в сроки, установленные законом.
14.3. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до его получения. После отзыва Оператор вправе продолжить обработку только при наличии иного основания, предусмотренного законом.
15 Защита персональных данных
Оператор применяет разграничение доступа по ролям и организациям, защищённое соединение TLS, хеширование паролей, журналирование действий, регулярное обновление программного обеспечения, резервное копирование и организационное ограничение доступа. При выявлении инцидента Оператор принимает меры по его локализации и направляет уведомления в случаях и сроки, предусмотренные законом.
16 Изменение Политики
Новая редакция публикуется на Платформе с указанием даты. При существенном изменении целей обработки, состава данных, иностранных получателей или иных условий Оператор дополнительно уведомляет пользователей и получает новое согласие, если оно требуется законом. Актуальная редакция и архив редакций доступны без регистрации.
Реквизиты оператора: Общество с ограниченной ответственностью «Интеллектуальные торговые системы» (ООО «ИТС»), ИНН 9734014229, ОГРН 1257700227069
Адрес: 127221, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Северное Медведково, проезд Шокальского, д. 49, к. 2, помещ. 16/1
E-mail: sales@itszip.ru; телефон: +7 914 044-23-43